Проведение инвентаризации

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация — это процесс сверки фактического наличия товаров на складе с данными в учётной системе. Она позволяет:

• Выявлять расхождения — между системными остатками и реальным наличием.
• Обнаруживать ошибки — неправильные приёмки, отгрузки, списания.
• Предотвращать потери — своевременно выявлять недостачи и излишки.
• Подтверждать достоверность учёта — для аудита и управленческой отчётности.
• Выявлять зоны риска — систематические расхождения в конкретных категориях товаров или на конкретных складах.

В ModernERP Pro инвентаризация поддерживается на уровне партий (Batch), что позволяет отслеживать расхождения с точностью до конкретной поставки.

Общий процесс инвентаризации

Процесс состоит из четырёх основных этапов. Рассмотрим каждый подробнее.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание сессии инвентаризации

Перейдите в раздел «Склад» → «Инвентаризация» (или аналогичный пункт меню для кладовщика). Нажмите кнопку «Создать сессию».

• Выберите склад — укажите склад, на котором будет проводиться инвентаризация (если у вас несколько складов).
• Система автоматически формирует срез остатков — на момент создания сессии система фиксирует текущие остатки по партиям на выбранном складе. Эти данные будут использоваться как «системные» для сравнения.
• Номер сессии — присваивается автоматически в формате INV-YYMMDD-XXX.

Сессия создаётся со статусом «Черновик» (draft). Это означает, что вы можете начать пересчёт, но остатки ещё не изменены.

Шаг 2. Сканирование партий

После создания сессии вам необходимо физически пересчитать товары на складе. Для этого рекомендуется использовать сканер штрих-кодов (поддерживается как стационарный сканер, так и мобильное приложение).

• Сканируйте штрих-код каждой партии, которую вы нашли на складе.
• Система распознаёт партию и добавляет её в ведомость инвентаризации.
• Если партия уже есть в списке — система увеличивает фактическое количество на 1 (или на указанное количество, если поддерживается ввод количества вручную).
• Если партия не была запланирована (т.е. числится в остатках, но не была добавлена) — система всё равно её учтёт как «излишек» (systemQty = 0).

Шаг 3. Проверка и анализ

Когда вы закончили сканирование, откройте ведомость инвентаризации. Она показывает для каждой партии:

• Системное количество (systemQty) — сколько должно быть по данным учёта.
• Фактическое количество (factQty) — сколько вы насчитали.
• Отклонение (diff) = factQty - systemQty. Положительное = излишек, отрицательное = недостача.

Проанализируйте расхождения. Возможно, некоторые партии были пропущены при сканировании, или наоборот — некоторые были учтены ошибочно. Если есть явные ошибки, вы можете вернуться к сканированию и добавить пропущенные партии.

Шаг 4. Закрытие сессии и проводка излишков/недостач

Когда вы завершили пересчёт и проанализировали расхождения, нажмите кнопку «Закрыть сессию».

Система выполнит следующие действия автоматически:

• Для каждой партии с отклонением создаётся корректирующая транзакция (StockMovement):
• При излишке — создаётся транзакция IN (приход), которая увеличивает остаток партии на складе.
• При недостаче — создаётся транзакция OUT (расход), которая уменьшает остаток партии.
• Обновляются витрины остатков (Stock) — суммарные остатки на складе по товарам пересчитываются.
• Статус сессии меняется на «Закрыта» (closed).
• Создаётся запись в журнале аудита с указанием автора, даты и деталей расхождений.

После закрытия сессии изменения становятся частью учёта. Отменить проводку можно только через отдельную процедуру (например, создать новую инвентаризацию или акт корректировки).

Работа с расхождениями

Излишки (factQty > systemQty)

Возможные причины:

• Ранее не было учтено поступление (например, забыли оприходовать партию).
• Ошибка при отгрузке (отгрузили меньше, чем списали).
• Пересортица (товар был принят под другим названием).

Действия: Оприходовать излишек. Если причина — ошибка в учёте, исправьте её. Если это системная ошибка, проверьте процессы приёмки и отгрузки.

Недостачи (factQty < systemQty)

Возможные причины:

• Хищения или порча товара.
• Ошибки при списании (списали больше, чем фактически выдали).
• Некорректные данные в системе (например, двойной учёт).

Действия: Списать недостачу. Если причина неясна, проведите расследование. Возможно, потребуется усилить контроль за движением товаров.

Использование сканера штрих-кодов

Для ускорения инвентаризации рекомендуется использовать сканер штрих-кодов. ModernERP Pro поддерживает:

• Стационарные сканеры — подключаются к компьютеру через USB и работают как клавиатурный ввод.
• Мобильные сканеры — специальные терминалы сбора данных (ТСД) с поддержкой Android.
• Смартфоны — через мобильное приложение ModernERP Pro (доступно в App Store и Google Play).

При сканировании:

• Система распознаёт штрих-код партии (номер партии или штрих-код товара).
• Если партия с таким номером существует на этом складе, она добавляется в ведомость.
• Если партия не найдена, система может предложить создать новую партию с данным штрих-кодом (если это излишек).

Пример: инвентаризация склада сырья

Часто задаваемые вопросы

Связанные разделы документации

• Приёмка и отгрузка товаров – как правильно оформлять движения.
• Проверка остатков и поиск товара – как смотреть остатки до и после инвентаризации.
• Перемещения между складами – как учитывать трансферы.
• Управление партиями – как работают партии в системе.