Управление закупками

Что такое закупка

Закупка (PurchaseOrder) — это документ, который фиксирует заказ на поставку материалов или деталей от внешнего поставщика. Закупка может быть создана:

• На основе дефицита — когда система обнаруживает, что для выполнения производственного заказа не хватает материалов.
• Планово — по инициативе закупщика для пополнения складских запасов.
• По запросу — на основании заявки от технолога или мастера.

Закупка содержит информацию о:

• Поставщике — кому направляется заказ.
• Товаре — материал или деталь, которая закупается.
• Количестве — необходимое количество.
• Цене — согласованная цена за единицу.
• Сроке поставки — ожидаемая дата поступления.
• Целевом складе — куда должен быть оприходован товар.

Жизненный цикл закупки

Закупка проходит через несколько статусов, отражающих движение заказа от создания до поступления на склад.

Создание закупки

Способ 1. Из анализа дефицита (рекомендуемый)

Система автоматически выявляет дефицит материалов, необходимых для выполнения производственных заказов. Закупщик видит эти позиции в разделе «Дефицит».

1. Перейдите в раздел «Закупки» → «Дефицит».
2. Выберите материал или деталь, по которой есть дефицит.
3. Нажмите кнопку «Создать закупку».
4. Система автоматически подставит:
   • Материал/деталь и необходимое количество.
   • Привязку к производственному заказу (если есть).
   • Целевой склад (по умолчанию склад сырья).
5. Выберите поставщика (если не указан автоматически).
6. Укажите ожидаемую дату поставки.
7. Нажмите «Сохранить».

Способ 2. Вручную из раздела «Закупки»

Если закупка плановая или по инициативе закупщика:

1. Перейдите в раздел «Закупки» → «Создать заказ».
2. Выберите поставщика.
3. Выберите материал или деталь.
4. Укажите количество.
5. Укажите ожидаемую дату поставки.
6. При необходимости укажите привязку к производственному заказу.
7. Нажмите «Сохранить».

Утверждение закупок

Для контроля бюджета закупки могут проходить процедуру утверждения:

Автоматическое утверждение (Smart Approval)

Если закупка привязана к производственному заказу, который уже оплачен клиентом, система может автоматически перевести закупку в статус «Оплачена» (минуя этап утверждения). Это ускоряет процесс снабжения.

Ручное утверждение

Если автоматическое утверждение не сработало, закупка переходит в статус «Ожидает утверждения». Финансовый директор или директор видит такие закупки в своём разделе и может утвердить или отклонить их.

• Утвердить — закупка переходит в статус «Оплачена» (или «Отправлена поставщику», в зависимости от настроек).
• Отклонить — закупка переходит в статус «Отменена» с комментарием.

Отслеживание статусов

Закупщик может отслеживать статусы всех заказов в разделе «Закупки».

• Фильтры — по статусу, поставщику, дате.
• Поиск — по номеру заказа или наименованию товара.
• Уведомления — система может отправлять уведомления о смене статуса (например, когда заказ перешёл в статус «На пандусе»).

Также доступен приоритет закупки — система автоматически вычисляет срочность заказа на основе дедлайна производственного заказа и сроков поставки. Просроченные закупки подсвечиваются красным цветом.

Приёмка товара (совместно с кладовщиком)

Когда товар прибывает на склад, закупка переходит в статус «На пандусе». Кладовщик выполняет приёмку:

1. Открывает карточку закупки.
2. Указывает фактическое количество (может отличаться от заказанного).
3. Нажимает «Оприходовать».
4. Система создаёт партию (Batch) и транзакцию прихода.
5. Статус закупки меняется на «Поступил на склад» (если количество совпадает) или «Частично получен».

Подробнее о приёмке смотрите в разделе «Приёмка и отгрузка товаров».

Работа с поставщиками

В системе ведётся справочник поставщиков, который содержит:

• Название и юридические реквизиты.
• Контактные данные — телефон, email, адрес.
• Банковские реквизиты.
• Комментарии — условия работы, скидки, примечания.

Закупщик может добавлять новых поставщиков, редактировать их данные. При создании закупки поставщик выбирается из этого справочника.

Анализ поставщиков

Система позволяет анализировать качество работы поставщиков на основе данных о браке и сроках поставки. Например, можно увидеть, у какого поставщика чаще всего возникает брак сырья, и принять решение о смене поставщика.

Связь с производством

Закупки тесно связаны с производственными заказами. Когда для производства не хватает материалов, система создаёт уведомление закупщику и предлагает создать закупку.

• В карточке производственного заказа отображается список закупок, созданных под этот заказ.
• Если закупка задерживается, система подсвечивает её красным цветом в приоритете.
• При приёмке товара автоматически обновляется статус производственного заказа (если дефицит устранён).

Часто задаваемые вопросы

Связанные разделы документации

• MTO-закупки: Высвобождение замороженного капитала – как система управляет закупками для снижения запасов.
• Приёмка и отгрузка товаров – как кладовщик принимает товар по закупке.
• Проверка остатков и поиск товара – как проверять наличие товара после приёмки.
• Аналитика по качеству – как оценивать качество поставщиков.
• Управление заказами клиентов – как закупки связаны с заказами клиентов.