Приёмка и отгрузка товаров

Как оформлять поступление материалов от поставщиков и отгрузку готовой продукции клиентам — пошаговые инструкции для кладовщика.

Общие принципы

В ModernERP Pro все складские операции фиксируются через транзакции (StockMovement), которые привязаны к партиям (Batch) и документам-основаниям (закупка, производство, отгрузка). Это гарантирует полную прослеживаемость каждой единицы товара и исключает возможность изменения данных задним числом.

Ключевые правила работы кладовщика:

Нельзя проводить операции без документа-основания — каждая приёмка должна быть привязана к заказу на закупку (PurchaseOrder), а каждая отгрузка — к заказу клиента или производству.
Партии создаются автоматически — при приёмке система создаёт новую партию (Batch) с уникальным номером, к которой привязываются все движения.
Все изменения фиксируются в журнале — любое действие сохраняется в истории (кто, когда, что изменил).

ℹ️ Доступы к разделу: Работа с приёмкой и отгрузкой доступна кладовщикам с ролью ROLE_STOREKEEPER. Если вы не видите нужных кнопок, обратитесь к администратору.

Приёмка материалов от поставщика

Процесс приёмки начинается с заявки на закупку (PurchaseOrder), которую создаёт закупщик. Когда товар физически прибывает на склад, кладовщик выполняет следующие шаги:

Шаг 1. Найти заказ на закупку в статусе «На пандусе» (READY_TO_RECEIVE)

Перейдите в раздел «Приёмка» → «Ожидают приёмки» (или аналогичный пункт меню для кладовщика). Здесь отображаются заказы, по которым транспорт уже прибыл, но ещё не оприходован.

Скриншот: список заказов, готовых к приёмке

Шаг 2. Открыть карточку заказа и проверить комплектность

Нажмите на номер заказа, чтобы открыть его детали. Проверьте:

Номенклатуру — совпадает ли фактический товар с тем, что указан в заказе (материал или деталь).
Заказанное количество — сколько должно быть по документам.
Цену — если цена изменилась, нужно согласовать с закупщиком (система зафиксирует цену на момент приёмки).

Шаг 3. Ввести фактическое количество и оприходовать

В поле «Фактическое количество» укажите реально поступившее количество (может отличаться от заказанного). Нажмите кнопку «Оприходовать».

Система выполнит следующие действия автоматически:

Создаст новую партию (Batch) с номером формата IN-YYMMDD-XXX.
Создаст транзакцию прихода (StockMovement типа IN) и привяжет её к партии.
Обновит остатки на складе (Stock).
Если количество совпадает с заказанным (с учётом допустимых отклонений), статус заказа изменится на «Выполнен». Если частично — на «Частично получен».

⚠️ Допустимые отклонения: Система позволяет принять на 1% больше заказанного (для погрешностей при взвешивании). Если вы пытаетесь оприходовать больше, система выдаст ошибку. Это защита от пересортицы.

Шаг 4. Проверить партию и остатки

После оприходования на карточке заказа появится номер партии. Вы можете перейти в карточку партии, чтобы увидеть её распределение по складам и историю движений.

ℹ️ Совет: Если на одном складе хранятся разные партии одного материала, система автоматически использует принцип FIFO при выдаче (сначала расходуются самые старые партии). Это помогает управлять сроком годности.

Отгрузка готовой продукции клиенту

Отгрузка создаётся на основании заказа клиента (SaleOrder) или производственного заказа (ProductionOrder). Процесс включает несколько этапов: создание документа, комплектация, подтверждение отгрузки.

Шаг 1. Создать отгрузочный документ (Shipment)

Отгрузку может создать менеджер по продажам или диспетчер. Если у вас есть права, вы можете создать её самостоятельно. Перейдите в раздел «Отгрузки» → «Создать».

Выберите производственный заказ (ProductionOrder) — система автоматически подставит клиента, товар и количество.
Укажите склад отгрузки (обычно это склад готовой продукции).
Сохраните документ. Он появится в статусе «Создано».

Скриншот: форма создания отгрузки

Шаг 2. Комплектация и резервирование

Если на складе достаточно товара, система автоматически резервирует его под эту отгрузку. Проверить доступность можно в карточке отгрузки:

Товар – наименование продукции.
Заказано – количество из заказа.
Доступно на складе – фактический остаток.
Статус резерва – Reserved или Not reserved.

Если товара не хватает, отгрузка не сможет перейти на следующий этап. В этом случае нужно либо дождаться производства, либо скорректировать заказ.

Шаг 3. Перевести отгрузку в статус «Сборка»

Когда товар собран на складе (физически подготовлен к отгрузке), нажмите кнопку «Начать сборку». Статус изменится на «Сборка / Упаковка».

Шаг 4. Подтвердить отгрузку (списание со склада)

Когда машина готова к выезду, нажмите «Отгрузить». Система выполнит:

Создаст транзакцию расхода (StockMovement типа OUT_SHIPMENT) с привязкой к партии готовой продукции.
Уменьшит остатки на складе готовой продукции (Stock).
Изменит статус отгрузки на «Отправлено» или «Доставлено» (в зависимости от настроек).
Если по заказу клиента остались неотгруженные позиции, заказ остаётся активным; если все отгружены — статус заказа меняется на «Выполнен».

⚠️ Важно: После подтверждения отгрузки операцию нельзя отменить (только оформить возврат). Все списания фиксируются в Ledger и не редактируются. Проверяйте количество перед нажатием.

Скриншот: отгрузочный документ в статусе «Отправлено»

Шаг 5. (Опционально) Оформить возврат

Если клиент возвращает товар, используется специальный статус «Возврат». При возврате система создаёт обратное движение (приход на склад) и восстанавливает остатки. Подробнее об этом в разделе Работа с возвратами.

Советы для эффективной работы

Используйте сканер штрих-кодов — в ModernERP Pro есть встроенная поддержка сканирования партий и товаров. Это ускоряет приёмку и снижает количество ошибок.
Регулярно проверяйте несоответствия — если система показывает, что остаток на складе не совпадает с фактическим, проводите инвентаризацию (см. раздел Проведение инвентаризации).
Следите за статусами — статусы помогают понять, на каком этапе находится процесс. Не переводите отгрузку в следующий статус, пока физически не завершили предыдущий этап.
Работайте в реальном времени — все операции должны проводиться сразу после их выполнения, чтобы данные были актуальны для других отделов (производство, продажи, финансы).

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если поставщик привёз товар, которого нет в заказе (пересорт)?

Оприходовать такой товар через систему нельзя — он не привязан к заказу. Согласуйте с закупщиком создание нового заказа или корректировку текущего. Если товар принят ошибочно, оформите возврат поставщику.

Можно ли отгрузить товар, если он не полностью укомплектован?

Да, вы можете отгрузить частичную партию. Для этого в отгрузочном документе укажите меньшее количество. Остаток будет отгружен позже по отдельному документу. При этом статус заказа клиента изменится на «Частично отгружен».

Как исправить ошибку в количестве при приёмке?

Если вы уже оприходовали товар, но ошиблись в количестве, проведите корректировку через инвентаризацию или создайте акт корректировки (доступно только с разрешения руководителя). Самостоятельно изменять уже проведённые транзакции нельзя — это архитектурное ограничение для защиты данных.

Почему отгрузка не появляется в списке доступных для сборки?

Проверьте статус отгрузки. Возможно, она ещё в статусе «Создано» и не была переведена в «Сборка». Также убедитесь, что товар зарезервирован. Если резерва нет, причина может быть в недостатке остатков.

Связанные разделы документации

Управление остатками и поиск товара – как быстро найти информацию о товаре на складе.
Проведение инвентаризации – как сверять фактические остатки с системными.
Резервирование сырья под заказы (MTO) – как работает резервирование для производства.
Перемещения между складами – как оформить внутренний трансфер.